Hvordan Håndværkerskolehjemmet indsamler, til hvilket formål, og hvordan vi beskytter oplysningerne.
Ansvarlig for dine oplysninger
Den dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger er:
Håndværkerskolehjemmet
CVR. 58345628
Bispebjerg Parkalle 12
2400 Kbh. NV
Telefonnummer: +45 39563444
E-mail: [email protected]
Kontakt
Har du spørgsmål vedrørende vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os på + 45 39563444 eller på [email protected].
Nedenfor kan du se, hvilke personoplysninger Håndværkerskolehjemmet indsamler, til hvilke formål og hvordan vi beskytter oplysningerne. Derudover kan du læse om de rettigheder, du har når Håndværkerskolehjemmet behandler dine personoplysninger.
Hvad er personoplysninger?
Personoplysninger er alle slags oplysninger om en fysisk person, der direkte eller indirekte kan identificeres. Der er f.eks. oplysninger om navn, stilling, telefonnummer, adresse, e-mail adresse, CPR nummer, lønforhold, uddannelse mv.
Hvilke oplysninger behandler Håndværkerskolehjemmet – og til hvilke formål?
Håndværkerskolehjemmet indsamler kun personoplysninger til specifikke og saglige formål. Hvilke typer personoplysninger, Håndværkerskolehjemmet behandler, afhænger af det enkelte formål og din relation til Håndværkerskolehjemmet. Nedenfor kan du læse mere om, hvilke personoplysninger Håndværkerskolehjemmet behandler til hvilke formål, afhængig af hvilke relation, du har til Håndværkerskolehjemmet.
Håndværkerskolehjemmet har samarbejde primært med erhvervsskolerne og erhvervsakademierne samt andre uddannelsesinstitutioner, og udveksler personoplysninger med disse. Håndværkerskolehjemmet behandler kun personoplysninger der er relevante for indkvarteringen og er relevante i forhold til Undervisningsministeriets krav i forhold til tilskudsreglerne i henhold til BEK nr. 290 af 01.04.2009.
Det retlige grundlag:
De retlige grundlag for Håndværkerskolehjemmets behandling af oplysningerne følger af Databeskyttelseslovens § 12 og Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f samt artikel 9, stk. 2, litra b og f.
Sådan behandler Håndværkerskolehjemmet dine oplysninger
Når du er EUD elev
Håndværkerskolehjemmet modtager en anmodning fra skolen om at du ønsker at bo på Håndværkerskolehjemmet i forbindelse med dit skoleforløb.
Formålet med de oplysninger Håndværkerskolehjemmet modtager er at sikre, at betingelserne for at du kan bo her under dit skoleforløb, i henhold til tilskudsreglerne i henhold til BEK nr. 290 af 01.04.2009.
De oplysninger vi behandler er, kontaktoplysninger som; navn, cpr nr., uddannelse, skole, skoleforløb, e-mail, telefonnummer, adresse. Hvis du har forsørgerpligt, skal vi ligeledes have dokumentation for det.
Håndværkerskolehjemmet opbevarer dine oplysninger, i et år efter du har boet på Håndværkerskolehjemmet, eller så længe der er et aktivt økonomisk mellemværende mellem dig og Håndværkerskolehjemmet.
Når du er ekstern studerende
Håndværkerskolehjemmet modtager en anmodning fra uddannelsesinstitutionen som du er tilmeldt, med ønsker om at du vil bo på Håndværkerskolehjemmet i forbindelse med din uddannelse.
Formålet med de oplysninger Håndværkerskolehjemmet modtager er at sikre, at betingelserne for at du kan bo her under din uddannelse opfyldes.
De oplysninger vi behandler er, kontaktoplysninger som; navn, uddannelse, skole, e-mail, telefonnummer, adresse.
Håndværkerskolehjemmet opbevarer dine oplysninger, i et år efter du har boet på Håndværkerskolehjemmet, eller så længe der er et aktivt økonomisk mellemværende mellem dig og Håndværkerskolehjemmet.
Rekruttering
I forbindelse med rekruttering af medarbejdere, behandles enhver ansøgning i overensstemmelse med persondataforordningen og databeskyttelsesloven. Herunder vil personfølsomme oplysninger som almindeligvis indgår i ansøgning og CV blive behandlet i overensstemmelse med behandlingsbeskrivelsen under overskriften ”persondatapolitik på Håndværkerskolehjemmet”. I det omfang der skal indhentes referencer, vil Håndværkerskolehjemmet indhente det nødvendige forordningsmæssige samtykke fra ansøgeren. Det samme gælder, for så vidt angår indhentelse af børneattest og udskrift fra det centrale kriminalregister (straffeattest). Håndværkerskolehjemmet har i udgangspunktet lov til at opbevare ansøgninger med bilag i op til 6 måneder regnet fra modtagelsen. Gør Håndværkerskolehjemmet ikke brug heraf, vil ansøgning og bilag blive slettet permanent straks efter ansøgningsprocessens afslutning.
Når du er ansat
Håndværkerskolehjemmet har som arbejdsgiver lov og pligt til at behandle oplysninger om medarbejdere. Det gør vi for, at du som ansat kan få løn for dit arbejde, og for at du kan få adgang til de rette systemer til at udføre dit arbejde. Det betyder, at du ikke behøver give samtykke til, at Håndværkerskolehjemmet behandler sådanne oplysninger. Under din ansættelse på Håndværkerskolehjemmet behandler skolen oplysninger om fx navn, adresse, cpr.nr., dokumentation af uddannelse og erhvervserfaring, registrering af sygefravær, informationer fra Skat vedr. personfradrag og trækprocent og lønforhold. Registreringerne er en forudsætning for ansættelse på Håndværkerskolehjemmet således, at vi kan varetage den lovmæssigt bestemte registrering af ansatte medarbejdere og den lovmæssigt bestemte håndtering af løn og feriepenge. De registrerede oplysninger er til internt brug og udleveres kun som følge af lovkrav i forhold til udbetaling af løn, revision og ministeriets statistikker.
Desuden registrerer Håndværkerskolehjemmet oplysninger om ansattes nærmeste pårørende. Navn og telefonnummer. Formålet er hurtigere kontakt, hvis der opstår behov for det. Når du fratræder din stilling på Håndværkerskolehjemmet, bliver de registrerede oplysninger slettet, når den lovbestemte opbevaringsperiode er udløbet.
Oplysninger i relation til personale opbevares som udgangspunkt i 5 år fra ansættelsesforholdet afsluttes, med mindre, der er et behov for at opbevare oplysningerne i længere tid.
Dine rettigheder
Herunder kan du læse mere om dine rettigheder. Du kan desuden få flere informationer hos
Datatilsynet http://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/hvad-er-dine-rettigheder 12.1.0.
Samtykke
Håndværkerskolehjemmet må og skal behandle en række personoplysninger, fordi lovgivningen kræver det, og fordi de er en forudsætning for at bo på Håndværkerskolehjemmet eller for at være ansat på Håndværkerskolehjemmet. I alle andre tilfælde kan vi kun behandle personoplysninger med dit samtykke.
Det kan fx være: • Portrætfotos (herunder også modelfotos) • Brug af dit billede, videooptagelse eller navn til markedsføring.
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Vær opmærksom på, at du ikke kan trække samtykket tilbage med tilbagevirkende kraft. Den databehandling, vi har foretaget med dit samtykke, kan ikke annulleres. Bemærk at vi i nogle tilfælde tager situationsbilleder i forbindelse med arrangementer. Ofte vil vi gøre opmærksom på dette ved opslag eller lignende. Situationsbilleder kræver ikke dit samtykke. 12.1.1.
Sådan giver du samtykke
Dit samtykke skal være en klar bekræftelse, der indebærer en frivillig, specifik, informeret og utvetydig tilkendegivelse fra dig, hvor du accepterer, at Håndværkerskolehjemmet må behandle disse personoplysninger. Du kan give dit samtykke på forskellige måder afhængig af informationernes art og formålet med dem. I de fleste tilfælde vil vi bede dig udfylde en samtykkeblanket, som vi så arkiverer. I andre tilfælde vil samtykket være en del af en tilmeldingsblanket til en tjeneste eller til et arrangement.
Sådan trækker du dit samtykke tilbage
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Henvend dig til [email protected] eller kontakt administrationen.
12.2.0. Retten til indsigt
Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi har om dig, og hvordan vi behandler dem. Hvis du beder om indsigt, har du ret til at få adgang til de personoplysninger, vi har registreret om dig, og du har ret til at få følgende information:
• Hvordan vi behandler dem. • Formålene med databehandlingen. • Hvilke kategorier af personoplysninger, der er tale om. • Hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til. • Hvor vi har personoplysningerne fra, hvis vi ikke har fået dem af dig. • Hvor længe, vi vil opbevare dem – eller hvis det ikke er muligt at sige præcist, så information om de kriterier, der anvendes til at fastlægge dette tidsrum. • Information om retten til berigtigelse. • Information om retten til sletning.
Håndværkerskolehjemmet har pligt til at imødekomme din anmodning om indsigt ”uden unødig forsinkelse”. Det er Håndværkerskolehjemmets politik, at du skal have informationerne inden for en måned fra modtagelsen af din anmodning.
12.2.1. Sådan får du indsigt
Henvend dig til [email protected] eller henvend dig i administrationen.
12.3.0. Retten til at blive glemt (få slettet)
Håndværkerskolehjemmet sletter personoplysninger, når der ikke længere er et legitimt formål med at opbevare dem, eller når den lovfastsatte opbevaringsperiode er udløbet. Du har ret til at få slettet personoplysninger, hvis du mener, at skolen ikke længere har en grund til at opbevare dem, hvis du har trukket dit samtykke tilbage, eller hvis de ikke behandles i overensstemmelse med EU’s databeskyttelsesforordning.
Håndværkerskolehjemmet har pligt til at slette disse personoplysninger.
Det er Håndværkerskolehjemmets politik, at behandlingen af din anmodning og sletning af oplysninger skal ske inden for en måned fra modtagelsen af din anmodning. Vær opmærksom på, at en lang række oplysninger ikke kan slettes, da Håndværkerskolehjemmet via andre love og bekendtgørelser er forpligtet til at gemme data om studerende og medarbejdere.
12.3.1. Sådan gør du
Henvend dig til [email protected] eller i administrationen.
12.4.0. Retten til berigtigelse
Personoplysninger skal være korrekte, og Håndværkerskolehjemmet skal tage ethvert rimeligt skridt for at sikre, at ukorrekte oplysninger bliver rettet. Hvis du bliver opmærksom på, at der er fejl i personoplysninger, som Håndværkerskolehjemmet har registreret om dig, har du ret til at få fejlen rettet så hurtigt som muligt. Du har også ret til at få fuldstændiggjort oplysninger, hvis du bliver opmærksom på, at Håndværkerskolehjemmet har registreret ufuldstændige oplysninger om dig. Håndværkerskolehjemmet har pligt til at besvare din anmodning om berigtigelse senest en måned efter, din anmodning er modtaget. Hvis dine oplysninger er videregivet til andre instanser, orienterer Håndværkerskolehjemmet disse instanser om ændringerne i dine oplysninger, sådan at dine oplysninger også kan blive rettet der. Du har ret til at få oplyst hvilke andre instanser, der måtte have modtaget dine oplysninger. Kontakt Håndværkerskolehjemmet herom.
12.4.1. Sådan gør du
Henvend dig til [email protected] eller kontakt administrationen.
12.5.0. Retten til indsigelse
Håndværkerskolehjemmet må og skal behandle en række personoplysninger uden dit samtykke. Hvis du mener, at der er oplysninger, som vi ikke skal behandle, kan du gøre indsigelse mod denne ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Indsigelsen skal begrundes i din særlige individuelle situation. Vær opmærksom på, at du ikke kan gøre indsigelse mod al behandling af dine personoplysninger, men mod bestemte typer af behandling. Du kan, eksempelvis, ikke gøre indsigelse mod, at vi behandler oplysninger om din indskrivning, når du hvis du bor på Håndværkerskolehjemmet. Når du har gjort indsigelse mod behandlingen, skal Håndværkerskolehjemmet undersøge, om nødvendigheden af at behandle personoplysningerne overstiger din interesse i ikke at få personoplysningerne behandlet. Hvis Håndværkerskolehjemmet konstaterer, at den pågældende behandling er omfattet af din ret til indsigelse, må Håndværkerskolehjemmet som udgangspunkt ikke længere behandle personoplysningerne, med mindre, der er ganske særlige og tungtvejende grunde hertil, herunder hensynet til eventuelle retskrav. Hvis Håndværkerskolehjemmet finder, at der er ganske særlige og tungtvejende grunde, der taler for, at behandlingen af dine personoplysninger fortsætter på trods af din indsigelse, skal Håndværkerskolehjemmet påvise dette. Hvis der er tale om direkte markedsføring fra Håndværkerskolehjemmet, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger til dette formål. Hvis du gør indsigelse mod direkte markedsføring, vil vi derfor straks ophøre med at behandle dine personoplysninger til dette formål. Hvis du mener, at Håndværkerskolehjemmet behandler personoplysninger om dig på en måde, der er i strid med gældende lovgivning, kan du naturligvis altid kræve, at denne behandling ophører. Håndværkerskolehjemmet har pligt til at træffe afgørelse i sagen senest en måned efter, at din anmodning er modtaget. Du vil modtage en afgørelse i sagen, og hvis du ikke får efterkommet dit ønske, vil du modtage en vejledning om, hvordan du kan klage over afgørelsen.
12.5.1. Sådan gør du
Henvend dig til [email protected] eller i administrationen.
12.6.0. Retten til begrænsning af behandling
Du kan anmode om begrænsning i behandlingen af dine persondata. En begrænsning i behandlingen vil oftest indebære, at dine data gemmes, men de må ikke anvendes af Håndværkerskolehjemmet. Du har ret til at anmode om begrænsning af behandling i følgende tilfælde: Hvis du mener, at dine personoplysninger ikke er korrekte, så skal behandlingen begrænses, indtil Håndværkerskolehjemmet har haft mulighed for at fastslå, om de er korrekte eller ej. Hvis behandlingen af dine personoplysninger er ulovlig, kan du anmode om, at dine personoplysninger anvendes i begrænset omfang i stedet for at de slettes. Hvis Håndværkerskolehjemmet ikke længere har brug for personoplysningerne til behandlingen, men de er nødvendige i forbindelse med et eventuelt retskrav, så kan du bede om begrænset behandling. Hvis du har gjort indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, så kan du anmode om begrænset behandling i den periode, hvor det undersøges, om dine legitime interesser går forud for skolens interesser. Håndværkerskolehjemmet har pligt til at træffe afgørelse i sagen senest en måned efter, at din anmodning er modtaget. Hvis din anmodning imødekommes, vil du blive underrettet, inden begrænsningen evt. ophæves igen.
12.6.1. Sådan gør du
Henvend dig til [email protected] eller i administrationen.
Privacy Policy (English version)
Håndværkerskolehjemmet – Privacy Policy
How and why Håndværkerskolehjemmet collect and protect private information.
Responsible for handling private information is:
Håndværkerskolehjemmet
CVR. 58345628
Bispebjerg Parkalle 12
2400 Kbh. NV
Denmark
Telephone: +45 39563444
E-mail: [email protected]
Contact info
If you have questions regarding our handling of your private information, you are welcome to take contact at +45 39563444 or [email protected]
Below you will find what kind of private information is collected, what it is used for, and how we protect your information. You can also see your rights during Håndværkerskolehjemmet’ s handling of your information.
Håndværkerskolehjemmet is referred to as HSK in the following.
What is private information?
Private information is all kinds of information regarding a physical person, who can be identified. This could be name, occupation, telephone, address, E-mail, social security number, salary info, education etc.
What information is handled by HSK – and for which purposes?
HSK collects only private information for specific and objective purposes. What kind of information HSK handles depends on the specific purpose and your relation to HSK. Below you can find more information about what information HSK handles for which purpose depending on your relation to HSK. HSK cooperate primary with vocational schools and the vocational academies together with other educational institutions, and therefore exchanges private information with these parties.
HSK only handles private information relevant for the accommodation and relevant in accordance with requirements stated by The Ministry of Education re. subsidy rules (BEK no. 290, dated 01.04.2009)
The legal basis:
The legal basis for HSK’s handling of private information origine from” Databeskyttelsesloven” §12 and ” Databeskyttelsesforordningen” article 6, paragraph 1, litra f and article 9, paragraph 2, litra b and f.
In the following reference is made to “Databeskyttelsesforordningen” as (Acc. to xx.x.x)
HSK handle your personal information in the following ways:
EUD students:
HSK receive a request from the school stating that you want to stay at HSK during your school course.
The information we handle is: contact information like name, personal identification number, education, school, school course, e-mail, telephone and address. If you have child support obligations, we also need documentation for this.
HSK maintain your information for one year after you have stayed with us, or as long as an active economical transaction takes place between you and HSK.
External students:
HSK receive a request from the education facility you are attending stating that you want to stay at HSK during your education.
The purpose of the information we receive is to ensure that the conditions for your stay during your education are fulfilled.
The information we handle: contact information like name, education, school, e-mail, telephone, and address.
HSK maintain your information for one year after you have stayed with us, or as long as an active economical transaction takes place between you and HSK.
Recruitment of personnel:
In relation to recruitment of personnel all applications are handled according to “Persondataforordningen” and “Databeskyttelsesloven”. In this respect personal information usually part of an application or resume will be treated according to our treatment description “Persondatapolitik på Håndværkerskolehjemmet”. If references are required HSK will ensure the regulatory consent from the applicant. The same rules apply regarding procurement of printouts from the central Danish Criminal Register (criminal record). HSK have the right to maintain applications including enclosures up to 6 months from receipt. If HSK does not make use of the application, application and enclosures will be permanently erased immediately after closure of the application process.
Employees:
As employer HSK have the right and obligation to handle information regarding the employees. This is done to ensure that employees receive salary and have access to all necessary systems to perform the actual work tasks. This means that the employees do not need to give consent when HSK handles this information.
During employment HSK handles personal information like: Name, address, personal identification number, documentation of education and work experience, sick leave, tax information and salary information. These registrations are a prerequisite for the employment at HSK, as this ensures that HSK can handle the regulatory determined registration of employees and the regulatory determined handling of salary and holiday pay.
The registered information is for internal use and is only used externally according to regulatory requirements regarding payment of salary, revision and ministerial statistics.
Also, HSK register information regarding employees next of kind (name and telephone). The purpose of this is to ensure fast contact should need occur. At termination of employment the personal information is deleted when the regulatory registration period is due.
Information related to employees is usually maintained for 5 years after termination of employment unless there is a specific need for a longer period.
Your rights
In the following you can find information regarding your rights. More information is also available at the web site of “Datatilsynet”: http://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/hvad-er-dine-rettigheder 12.1.0
Consent
HSK have the right and obligation to handle some personal information due to legislation, and because this information is a prerequisite for living at or be employed by HSK. In all other situations HSK can only handle personal information after consent from the individual.
Such situations could be portrait photos (including model photos), Use of personal picture, videos or name in connection with marketing purposes.
Consent can at any time be withdrawn. Please be aware that consent cannot be withdrawn backwards in time. The handling of information done with consent cannot be cancelled.
Note that HSK at e.g. events and arrangements can take pictures as situation photos. This is often announced by posters etc. Situation photos do not require consent (Acc. to 12.1.1).
How to give consent
A consent must be a clear confirmation based on a voluntary, specific, informed and unambiguous declaration from the individual, accepting that HSK can handle personal information. Consent can be given in different ways dependent on type of information and purpose with the information. In most cases a consent form can be filled out and then stored at HSK. In other cases, the consent can be given as part of a registration form for a service or an arrangement.
How to withdraw consent
It is always possible to withdraw consent. Please report to mail [email protected] or take contact to reception desk.
The right to insight (Acc. to 12.2.0)
It is an individual’s right to get insight regarding own personal information registered by HSK and how this is handled. If insight is asked for, you can get access to own personal information registered by HSK together with information regarding:
How information is handled, purpose with the handling, which categories of information is available, who can be given the information, where do HSK have the information from (if not from you), how long will information be kept – or, if not possible to state precisely, the criteria valid to define the period of registration, information regarding rights to correction, and information regarding the right to deletion.
HSK have the obligation to meet your request regarding insight “without unnecessary delay”. It is HSK’s policy to provide the requested information within a month from receiving your request.
(Acc. to 12.2.1) How to obtain insight
Please contact [email protected] or contact our administration/reception.
(Acc. to 12.3.0) The right to be forgotten (deletion of information)
HSK will delete private information when the legitimate purpose of keeping information is no longer there, or when the law-based filing period is concluded. You have the right to get personal information deleted if you find, that HSK no longer has reason to keep information, if you have withdrawn your consent or if information is not handled according to the EU data protection regulation.
HSK have the obligation to delete all personal information.
It is HSK’s policy to handle your request and delete personal information within a month from receiving your request. Please be aware that some sorts of information cannot be deleted, as HSK due to other laws and regulations is obliged to maintain data on students and employees.
(Acc. to 12.3.1) How to request deletion
Please contact [email protected] or contact our administration/reception.
(Acc. to 12.4.0) The right to correction
Personal information must be correct, and HSK should take all reasonable steps to ensure that any incorrect information is corrected. If you get knowledge of incorrections in your personal information registered by HSK, you have the right to get data corrected as soon as possible. It is also a right to get information completed if it comes to your knowledge that HSK has registered incomplete personal information on you.
HSK is obliged to answer your request of correction no later than one month after receiving your request. If your information has been given to other instances, HSK will advise these instances regarding the corrections to ensure that corrections will also be implemented by these other instances. You have the right to be informed about which other instances having received your personal information. Contact HSK regarding this.
(Acc. to 12.4.1) How to request correction
Please contact [email protected] or contact our administration/reception.
(Acc. to 12.5.0) The right to objection.
HSK must and have to handle some personal information without your consent. I you find that there are personal information HSK should not handle, you can object to this legal handling of your information. The objection must be justified in the specific situation. Do be aware that you cannot object to all handling of your personal information, but only against specific types of handling. As an example, you cannot object to our handling of information regarding your enrollment, if you live at HSK.
When your objection is received, HSK must investigate if the necessity of handling the personal information overrules your need not to have the information handled. If HSK conclude that the actual handling of information is covered by your right to objection, HSK can no longer handle the information, unless very special and heavy reasons are present i.e. considerations regarding legal requirements.
If HSK finds these special and heavy reasons for continuing handling of your personal information in spite of your objection, HSK must detect this.
If direct marketing of HSK is the purpose of handling of information, you have all the time right to object to the handling of information for that purpose. If you object to direct marketing, HSK will immediately stop handling your personal information for this purpose.
If you find that HSK handles your personal information against legal requirements, you can always claim this handling to stop. HSK has the obligation to make decision in such a case within a month from receiving your complaint. You will receive the decision made, and if your complaint is not complied with, you will get information regarding how to complain against the decision.
(Acc. to 12.5.1) How to object
Please contact [email protected] or contact our administration/reception.
(Acc. to 12.6.0) The right to limitation of handling.
You can request limitation in the handling of your personal information. A limitation of handling will most often imply your information to be filed, but not further used by HSK. You have right to apply for limitation of handling under the following circumstances: If you find that your personal information is not correct, the handling of the information must be limited until HSK have had the opportunity to establish if the information is correct or not. If the handling of your personal information is illegal, you can request that your personal information is handled in limited scope in stead of being cancelled. If HSK no longer have the need for the information to handle, but they are needed regarding a legal requirement, you can require restricted handling. If you have objected against the handling of your personal information, you can request restricted handling of your information during the period where it is investigated, if your legitimate interests precedes HSK’s interests.
HSK are obliged to decide the case within a month from the time your request has been received. If your request is accommodated, you will be informed before the restriction possibly is repealed.
(Acc. to 12.6.1) How to apply for restricted handling.
Please contact [email protected] or contact our administration/reception.