Håndværkerskolehjemmet – Privatlivspolitik

Hvordan Håndværkerskolehjemmet indsamler, til hvilket formål, og hvordan vi beskytter oplysningerne.

Ansvarlig for dine oplysninger
Den dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger er:

Håndværkerskolehjemmet
CVR. 58345628
Bispebjerg Parkalle 12
2400 Kbh. NV
Telefonnummer: +45 39563444
E-mail: [email protected]

 

Kontakt
Har du spørgsmål vedrørende vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os på + 45 39563444 eller på [email protected].

Nedenfor kan du se, hvilke personoplysninger Håndværkerskolehjemmet indsamler, til hvilke formål og hvordan vi beskytter oplysningerne. Derudover kan du læse om de rettigheder, du har når Håndværkerskolehjemmet behandler dine personoplysninger.

 

Hvad er personoplysninger?
Personoplysninger er alle slags oplysninger om en fysisk person, der direkte eller indirekte kan identificeres. Der er f.eks. oplysninger om navn, stilling, telefonnummer, adresse, e-mail adresse, CPR nummer, lønforhold, uddannelse mv.

 

Hvilke oplysninger behandler Håndværkerskolehjemmet – og til hvilke formål?
Håndværkerskolehjemmet indsamler kun personoplysninger til specifikke og saglige formål. Hvilke typer personoplysninger, Håndværkerskolehjemmet behandler, afhænger af det enkelte formål og din relation til Håndværkerskolehjemmet. Nedenfor kan du læse mere om, hvilke personoplysninger Håndværkerskolehjemmet behandler til hvilke formål, afhængig af hvilke relation, du har til Håndværkerskolehjemmet.

Håndværkerskolehjemmet har samarbejde primært med erhvervsskolerne og erhvervsakademierne samt andre uddannelsesinstitutioner, og udveksler personoplysninger med disse. Håndværkerskolehjemmet behandler kun personoplysninger der er relevante for indkvarteringen og er relevante i forhold til Undervisningsministeriets krav i forhold til tilskudsreglerne i henhold til BEK nr. 290 af 01.04.2009.

Det retlige grundlag:

De retlige grundlag for Håndværkerskolehjemmets behandling af oplysningerne følger af Databeskyttelseslovens § 12 og Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f samt artikel 9, stk. 2, litra b og f.

 

Sådan behandler Håndværkerskolehjemmet dine oplysninger.

Når du er EUD elev
Håndværkerskolehjemmet modtager en anmodning fra skolen om at du ønsker at bo på Håndværkerskolehjemmet i forbindelse med dit skoleforløb.

Formålet med de oplysninger Håndværkerskolehjemmet modtager er at sikre, at betingelserne for at du kan bo her under dit skoleforløb, i henhold til tilskudsreglerne i henhold til BEK nr. 290 af 01.04.2009. 

De oplysninger vi behandler er, kontaktoplysninger som; navn, cpr nr., uddannelse, skole, skoleforløb, e-mail, telefonnummer, adresse. Hvis du har forsørgerpligt, skal vi ligeledes have dokumentation for det.

Håndværkerskolehjemmet opbevarer dine oplysninger, i et år efter du har boet på Håndværkerskolehjemmet, eller så længe der er et aktivt økonomisk mellemværende mellem dig og Håndværkerskolehjemmet.

 

Når du er ekstern studerende
Håndværkerskolehjemmet modtager en anmodning fra uddannelsesinstitutionen som du er tilmeldt, med ønsker om at du vil bo på Håndværkerskolehjemmet i forbindelse med din uddannelse.

Formålet med de oplysninger Håndværkerskolehjemmet modtager er at sikre, at betingelserne for at du kan bo her under din uddannelse opfyldes. 

De oplysninger vi behandler er, kontaktoplysninger som; navn, uddannelse, skole, e-mail, telefonnummer, adresse.

Håndværkerskolehjemmet opbevarer dine oplysninger, i et år efter du har boet på Håndværkerskolehjemmet, eller så længe der er et aktivt økonomisk mellemværende mellem dig og Håndværkerskolehjemmet.

 

Rekruttering
I forbindelse med rekruttering af medarbejdere, behandles enhver ansøgning i overensstemmelse med persondataforordningen og databeskyttelsesloven. Herunder vil personfølsomme oplysninger som almindeligvis indgår i ansøgning og CV blive behandlet i overensstemmelse med behandlingsbeskrivelsen under overskriften ”persondatapolitik på Håndværkerskolehjemmet”. I det omfang der skal indhentes referencer, vil Håndværkerskolehjemmet indhente det nødvendige forordningsmæssige samtykke fra ansøgeren. Det samme gælder, for så vidt angår indhentelse af børneattest og udskrift fra det centrale kriminalregister (straffeattest). Håndværkerskolehjemmet har i udgangspunktet lov til at opbevare ansøgninger med bilag i op til 6 måneder regnet fra modtagelsen. Gør Håndværkerskolehjemmet ikke brug heraf, vil ansøgning og bilag blive slettet permanent straks efter ansøgningsprocessens afslutning.

 

Når du er ansat.
Håndværkerskolehjemmet har som arbejdsgiver lov og pligt til at behandle oplysninger om medarbejdere. Det gør vi for, at du som ansat kan få løn for dit arbejde, og for at du kan få adgang til de rette systemer til at udføre dit arbejde. Det betyder, at du ikke behøver give samtykke til, at Håndværkerskolehjemmet behandler sådanne oplysninger. Under din ansættelse på Håndværkerskolehjemmet behandler skolen oplysninger om fx navn, adresse, cpr.nr., dokumentation af uddannelse og erhvervserfaring, registrering af sygefravær, informationer fra Skat vedr. personfradrag og trækprocent og lønforhold. Registreringerne er en forudsætning for ansættelse på Håndværkerskolehjemmet således, at vi kan varetage den lovmæssigt bestemte registrering af ansatte medarbejdere og den lovmæssigt bestemte håndtering af løn og feriepenge. De registrerede oplysninger er til internt brug og udleveres kun som følge af lovkrav i forhold til udbetaling af løn, revision og ministeriets statistikker.

Desuden registrerer Håndværkerskolehjemmet oplysninger om ansattes nærmeste pårørende. Navn og telefonnummer. Formålet er hurtigere kontakt, hvis der opstår behov for det. Når du fratræder din stilling på Håndværkerskolehjemmet, bliver de registrerede oplysninger slettet, når den lovbestemte opbevaringsperiode er udløbet.

Oplysninger i relation til personale opbevares som udgangspunkt i 5 år fra ansættelsesforholdet afsluttes, med mindre, der er et behov for at opbevare oplysningerne i længere tid.

 

Dine rettigheder
Herunder kan du læse mere om dine rettigheder. Du kan desuden få flere informationer hos

Datatilsynet http://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/hvad-er-dine-rettigheder 12.1.0.

 

Samtykke
Håndværkerskolehjemmet må og skal behandle en række personoplysninger, fordi lovgivningen kræver det, og fordi de er en forudsætning for at bo på Håndværkerskolehjemmet eller for at være ansat på Håndværkerskolehjemmet. I alle andre tilfælde kan vi kun behandle personoplysninger med dit samtykke.

Det kan fx være: • Portrætfotos (herunder også modelfotos) • Brug af dit billede, videooptagelse eller navn til markedsføring.

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Vær opmærksom på, at du ikke kan trække samtykket tilbage med tilbagevirkende kraft. Den databehandling, vi har foretaget med dit samtykke, kan ikke annulleres. Bemærk at vi i nogle tilfælde tager situationsbilleder i forbindelse med arrangementer. Ofte vil vi gøre opmærksom på dette ved opslag eller lignende. Situationsbilleder kræver ikke dit samtykke. 12.1.1.

 

Sådan giver du samtykke
Dit samtykke skal være en klar bekræftelse, der indebærer en frivillig, specifik, informeret og utvetydig tilkendegivelse fra dig, hvor du accepterer, at Håndværkerskolehjemmet må behandle disse personoplysninger. Du kan give dit samtykke på forskellige måder afhængig af informationernes art og formålet med dem. I de fleste tilfælde vil vi bede dig udfylde en samtykkeblanket, som vi så arkiverer. I andre tilfælde vil samtykket være en del af en tilmeldingsblanket til en tjeneste eller til et arrangement.

 

Sådan trækker du dit samtykke tilbage
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Henvend dig til [email protected] eller kontakt administrationen.

 

12.2.0. Retten til indsigt
Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi har om dig, og hvordan vi behandler dem. Hvis du beder om indsigt, har du ret til at få adgang til de personoplysninger, vi har registreret om dig, og du har ret til at få følgende information:

• Hvordan vi behandler dem. • Formålene med databehandlingen. • Hvilke kategorier af personoplysninger, der er tale om. • Hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til. • Hvor vi har personoplysningerne fra, hvis vi ikke har fået dem af dig. • Hvor længe, vi vil opbevare dem – eller hvis det ikke er muligt at sige præcist, så information om de kriterier, der anvendes til at fastlægge dette tidsrum. • Information om retten til berigtigelse. • Information om retten til sletning.

Håndværkerskolehjemmet har pligt til at imødekomme din anmodning om indsigt ”uden unødig forsinkelse”. Det er Håndværkerskolehjemmets politik, at du skal have informationerne inden for en måned fra modtagelsen af din anmodning.

 

12.2.1. Sådan får du indsigt
Henvend dig til [email protected] eller henvend dig i administrationen.

 

12.3.0. Retten til at blive glemt (få slettet)
Håndværkerskolehjemmet sletter personoplysninger, når der ikke længere er et legitimt formål med at opbevare dem, eller når den lovfastsatte opbevaringsperiode er udløbet. Du har ret til at få slettet personoplysninger, hvis du mener, at skolen ikke længere har en grund til at opbevare dem, hvis du har trukket dit samtykke tilbage, eller hvis de ikke behandles i overensstemmelse med EU’s databeskyttelsesforordning.

Håndværkerskolehjemmet har pligt til at slette disse personoplysninger.

Det er Håndværkerskolehjemmets politik, at behandlingen af din anmodning og sletning af oplysninger skal ske inden for en måned fra modtagelsen af din anmodning. Vær opmærksom på, at en lang række oplysninger ikke kan slettes, da Håndværkerskolehjemmet via andre love og bekendtgørelser er forpligtet til at gemme data om studerende og medarbejdere.

12.3.1. Sådan gør du
Henvend dig til [email protected] eller i administrationen.

12.4.0. Retten til berigtigelse
Personoplysninger skal være korrekte, og Håndværkerskolehjemmet skal tage ethvert rimeligt skridt for at sikre, at ukorrekte oplysninger bliver rettet. Hvis du bliver opmærksom på, at der er fejl i personoplysninger, som Håndværkerskolehjemmet har registreret om dig, har du ret til at få fejlen rettet så hurtigt som muligt. Du har også ret til at få fuldstændiggjort oplysninger, hvis du bliver opmærksom på, at Håndværkerskolehjemmet har registreret ufuldstændige oplysninger om dig. Håndværkerskolehjemmet har pligt til at besvare din anmodning om berigtigelse senest en måned efter, din anmodning er modtaget. Hvis dine oplysninger er videregivet til andre instanser, orienterer Håndværkerskolehjemmet disse instanser om ændringerne i dine oplysninger, sådan at dine oplysninger også kan blive rettet der. Du har ret til at få oplyst hvilke andre instanser, der måtte have modtaget dine oplysninger. Kontakt Håndværkerskolehjemmet herom.

12.4.1. Sådan gør du
Henvend dig til [email protected] eller kontakt administrationen.

12.5.0. Retten til indsigelse
Håndværkerskolehjemmet må og skal behandle en række personoplysninger uden dit samtykke. Hvis du mener, at der er oplysninger, som vi ikke skal behandle, kan du gøre indsigelse mod denne ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Indsigelsen skal begrundes i din særlige individuelle situation. Vær opmærksom på, at du ikke kan gøre indsigelse mod al behandling af dine personoplysninger, men mod bestemte typer af behandling. Du kan, eksempelvis, ikke gøre indsigelse mod, at vi behandler oplysninger om din indskrivning, når du hvis du bor på Håndværkerskolehjemmet. Når du har gjort indsigelse mod behandlingen, skal Håndværkerskolehjemmet undersøge, om nødvendigheden af at behandle personoplysningerne overstiger din interesse i ikke at få personoplysningerne behandlet. Hvis Håndværkerskolehjemmet konstaterer, at den pågældende behandling er omfattet af din ret til indsigelse, må Håndværkerskolehjemmet som udgangspunkt ikke længere behandle personoplysningerne, med mindre, der er ganske særlige og tungtvejende grunde hertil, herunder hensynet til eventuelle retskrav. Hvis Håndværkerskolehjemmet finder, at der er ganske særlige og tungtvejende grunde, der taler for, at behandlingen af dine personoplysninger fortsætter på trods af din indsigelse, skal Håndværkerskolehjemmet påvise dette. Hvis der er tale om direkte markedsføring fra Håndværkerskolehjemmet, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger til dette formål. Hvis du gør indsigelse mod direkte markedsføring, vil vi derfor straks ophøre med at behandle dine personoplysninger til dette formål. Hvis du mener, at Håndværkerskolehjemmet behandler personoplysninger om dig på en måde, der er i strid med gældende lovgivning, kan du naturligvis altid kræve, at denne behandling ophører. Håndværkerskolehjemmet har pligt til at træffe afgørelse i sagen senest en måned efter, at din anmodning er modtaget. Du vil modtage en afgørelse i sagen, og hvis du ikke får efterkommet dit ønske, vil du modtage en vejledning om, hvordan du kan klage over afgørelsen.

12.5.1. Sådan gør du
Henvend dig til [email protected] eller i administrationen.

12.6.0. Retten til begrænsning af behandling
Du kan anmode om begrænsning i behandlingen af dine persondata. En begrænsning i behandlingen vil oftest indebære, at dine data gemmes, men de må ikke anvendes af Håndværkerskolehjemmet. Du har ret til at anmode om begrænsning af behandling i følgende tilfælde: Hvis du mener, at dine personoplysninger ikke er korrekte, så skal behandlingen begrænses, indtil Håndværkerskolehjemmet har haft mulighed for at fastslå, om de er korrekte eller ej. Hvis behandlingen af dine personoplysninger er ulovlig, kan du anmode om, at dine personoplysninger anvendes i begrænset omfang i stedet for at de slettes. Hvis Håndværkerskolehjemmet ikke længere har brug for personoplysningerne til behandlingen, men de er nødvendige i forbindelse med et eventuelt retskrav, så kan du bede om begrænset behandling. Hvis du har gjort indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, så kan du anmode om begrænset behandling i den periode, hvor det undersøges, om dine legitime interesser går forud for skolens interesser. Håndværkerskolehjemmet har pligt til at træffe afgørelse i sagen senest en måned efter, at din anmodning er modtaget. Hvis din anmodning imødekommes, vil du blive underrettet, inden begrænsningen evt. ophæves igen.

12.6.1. Sådan gør du
Henvend dig til [email protected] eller i administrationen.